Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

En VIVARES CLINIC, nos comprometemos a proteger la privacidad y los datos personales de nuestros usuarios de conformidad con la Ley 1581 de 2012 de Colombia. Al utilizar nuestros servicios, aceptas las prácticas descritas en esta política. Recopilamos información personal de manera voluntaria y la utilizamos para proporcionar nuestros servicios y personalizar tu experiencia. Garantizamos que tus datos serán tratados de manera confidencial y segura, protegiéndolos contra acceso no autorizado o uso indebido.

De acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia y en la Ley 1581 de 2012, como titular de la información tiene derecho a autorizar el tratamiento de sus datos personales, a conocer, actualizar y rectificar sus datos personales y, sólo en los casos en que sea procedente, a suprimirlos o revocar la autorización otorgada para su tratamiento.

No compartiremos tus datos con terceros sin tu consentimiento expreso, excepto cuando sea necesario para cumplir con obligaciones legales o prestar servicios contratados por ti. Tienes derecho a acceder, corregir, actualizar o eliminar tus datos personales en cualquier momento.

Al utilizar nuestro canal de contacto de WhatsApp, aceptas nuestra política de privacidad y tratamiento de datos personales. Si tienes alguna pregunta o inquietud sobre cómo manejamos tus datos, no dudes en contactarnos.

I. ALCANCE

La presente política de Tratamiento y Protección de Datos Personales tiene como finalidad establecer los lineamientos que garanticen la protección de los datos personales que son objeto de tratamiento de VIVARES CLINIC para dar cumplimiento a la normatividad de atención de derechos de los titulares, criterios de recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión que se dará́ a los datos personales.

No obstante, cabe señalar que se debe brindar en primera instancia, la protección a los intereses y necesidades de los titulares de la información personal tratada por VIVARES CLINIC; priorizar el cumplimiento a las exigencias de la normatividad vigente en materia de Protección de Datos Personales, al igual que cualquier exigencia originada en el principio de responsabilidad demostrada.

II. DESTINATARIOS

Esta política está dirigida a todas las personas que se encuentren registradas y que desean conocer, actualizar y rectificar la información que de ellos se ha recolectado. La misma, se aplicará a todas las bases de datos tanto físicas como digitales, que contengan datos personales y que sean objeto de tratamiento por parte de VIVARES CLINIC.

III. MARCO LEGAL

En virtud de interpretación y aplicación jurídica, se aplicarán la Ley 1581 de 2012 que en su artículo 25, crea el Registro Nacional de Bases de Datos -RNBD- la cual ha sido reglamentada por el Decreto 1377 de 2013, Decreto 886 de 2014, Decreto 1074 de 2015, y demás normatividad subsiguiente, normas que son debidamente aplicadas mediante el presente documento.

IV. CATEGORIZACIÓN

· Aviso de Privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, puesto a disposición del titular para informarle acerca del tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se comunica al titular la información relacionada con la existencia de las políticas de tratamiento de información de VIVARES CLINIC y que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

• Autorización: Consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los datos personales para el tratamiento de los mismos.
• Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de Tratamiento. Incluye archivos físicos y electrónicos.
• Dato Personal:Cualquier información relacionada con una persona natural (persona individualmente considerada).
• Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público.
• Dato Sensible: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. VIVARES CLINIC actúa como responsable del Tratamiento de datos personales frente a todos los datos personales sobre los cuales decida directamente, en cumplimiento de las funciones propias reconocidas legalmente.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento
• Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
• Tratamiento:Es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales que realice VIVARES CLINIC, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

V. TRATAMIENTO Y FINALIDADES

De acuerdo con lo establecido en la normatividad vigente y de conformidad con las autorizaciones impartidas por los titulares de la información, VIVARES CLINIC. realizará operaciones que incluyen recolección de datos, su almacenamiento, uso, circulación y/o supresión. Este Tratamiento de datos se realizará exclusivamente para las finalidades autorizadas y previstas en la presente política y en las autorizaciones específicas otorgadas por parte del titular.

Los datos serán recolectados y tratados por VIVARES CLINIC, en específico para los siguientes fines:

• Desarrollar el objeto social de la empresa.

• Realizar envío de información relacionada con la empresa y su portafolio de servicios.

· Cumplir con las normas aplicables a proveedores y contratistas, especialmente con el Código de Comercio y el Estatuto Tributario.

• Ejecutar la relación comercial o contractual existente con sus clientes y proveedores.

• Mantener contacto permanente con clientes y proveedores.

• Cumplir con las disposiciones del Código Sustantivo del Trabajo, la Ley 100 de 1993 y demás normas que regulan el Sistema General de Seguridad Social.

• Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral, así como los procesos requeridos para dar cumplimiento a cabalidad de la relación laboral, incluido el otorgamiento de beneficios.

• Establecimiento de canales de comunicación con el Titular, a través de correo electrónico, llamadas telefónicas, envío de SMS, WhatsApp, herramientas de mensajería instantánea, o cualquier canal de comunicación conocido o por conocerse, siempre que sea autorizado por el Titular.

• Cumplir con los compromisos contractuales.

• Las demás finalidades que determineVIVARES CLINICcomo responsable en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento y que sean comunicadas a los Titulares en el momento de la recolección de los Datos Personales.

VI. DERECHOS DE LOS TITULARES

VIVARES CLINIC respetará en todo momento los derechos de los Titulares de datos personales que son:

• Conocer, actualizar y rectificar los Datos frente a VIVARES CLINIC
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, o cualquier otra que suscriba el Titular de los datos personales para el efecto, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento de datos de conformidad con la ley.
• Ser informado por VIVARES CLINIC, previa solicitud, respecto del uso que se les ha dado a los datos.
• Presentar ante la autoridad competente quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, sustituyan o adicionen.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la autoridad competente haya determinado que en el Tratamiento VIVARES CLINIC ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución, y siempre y cuando no exista la obligación legal o contractual de conservar el dato personal.
• Acceder en forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

VII. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. Se entenderá́ que la autorización cumple con estos requisitos cuando se manifieste (i) por escrito, (ii) de forma oral o (iii) mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización.

La autorización del Titular no será́ necesaria cuando se trate de:

• Datos de naturaleza pública.

• Casos de urgencia médica o sanitaria.

• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

• Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

VIII. DEBERES DE VIVARES CLINIC – RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

VIVARES CLINIC. como responsable del Tratamiento, deberá cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

• Garantizar que la información que se suministre sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

• Rectificar la información cuando sea incorrecta.

• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.

• Adoptar procedimientos específicos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

• Informar a solicitud del Titular sobre el uso de sus datos.

• Informar a la autoridad de protección de datos cuando existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

IX. SOLICITUDES FRENTE AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la normativa sobre Protección de Datos Personales, podrán presentar una solicitud ante VIVARES CLINIC.

Si la solicitud estuviese incompleta, el Titular la puede completar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que se subsanen las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la solicitud.

Una vez recibida la solicitud completa, el término máximo para atenderla será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

A. RECTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DATOS

Vivares Clinic tiene la obligación de rectificar y actualizar, a solicitud del Titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados. Para el efecto se tendrá en cuenta lo siguiente:

• En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales, el Titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.
• Vivares Clinic tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando beneficien al Titular de los datos. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros.
• Vivares Clinic. podrá establecer formularios, sistemas y otros métodos, que se pondrán a disposición de los interesados a través de los diferentes canales de consultas, envía tu solicitud al siguiente correo: Info@vivaresclinic.om.

B. SUPRESIÓN DE DATOS

La supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o Tratamientos realizados por VIVARES CLINIC

El Titular de datos personales tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a VIVARES CLINIC la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:

• Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normativa vigente.

• Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron suministrados.

• Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron suministrados.

• El Titular de los datos tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

• La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.

• Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular para realizar una acción en función del interés público o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular envía tu solicitud al siguiente correo: info@vivaresclinic.com 

C. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN

Todo Titular de datos personales puede revocar, en cualquier momento, el consentimiento al Tratamiento de estos siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello se ponen a disposición diferentes canales de consulta.

• Sobre la totalidad de finalidades consentidas, esto es, que Vivares Clinic debe dejar de tratar por completo los datos del Titular.

• Sobre ciertas finalidades consentidas, en este caso, Vivares Clinic. deberá dejar de tratar parcialmente los datos del Titular. Se mantienen entonces otros fines del Tratamiento que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada, puede llevar a cabo y con los que el Titular está de acuerdo envía tu solicitud al siguiente correo: info@vivaresclinic.com

D. CONSULTA DE DATOS PERSONALES

VIVARES CLINIC se compromete a proteger la información contenida en las bases de datos, mediante el uso de contraseñas para acceder tanto a los servidores, como a los motores de bases de datos, así como el acceso a las diferentes aplicaciones. La información personal contenida por VIVARES CLINIC no será publicada mediante páginas de internet o en sitios de acceso público.

Los Titulares de los datos personales o sus causahabientes, podrán consultar sus datos personales que reposan en la base de datos. En consecuencia, VIVARES CLINIC. garantizará el derecho de consulta, suministrando a los Titulares de datos personales, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales,VIVARES CLINIC garantiza que habilitará los medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes, con la posibilidad de establecer formularios y otros métodos, incluyendo los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que se encuentren en operación.

Independientemente del mecanismo que se implemente para la atención de solicitudes de consulta, estas serán atendidas en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. En el evento en el que una solicitud de consulta no pueda ser atendida dentro del término antes señalado, se informará al interesado antes del vencimiento del plazo las razones por las cuales no se ha dado respuesta a su consulta, la cual, en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Envía tu solicitud al siguiente correo: info@vivaresclinic.com

X. CONTRATOS

En los contratos laborales, VIVARES CLINIC. incluirá cláusulas con el fin de autorizar de manera previa y general el tratamiento de datos personales relacionados con la ejecución del contrato, lo que incluye la autorización de recolectar, modificar o corregir, en momentos futuros, datos personales del titular. También incluirá la autorización de que algunos de los datos personales, en caso dado, puedan ser entregados a terceros con los cuales Vivares Clinic tenga contratos de prestación de servicios, para la realización de tareas tercerizadas. En estas cláusulas se hará mención a esta Política.

En los contratos de prestación de servicios, cuando el contratista requiera de datos personales VIVARES CLINIC le suministrará dichos datos siempre y cuando exista una autorización previa y expresa del titular para esta transferencia. Dado que en estos casos los terceros son encargados del tratamiento de datos, sus contratos incluirán cláusulas que precisan los fines y los tratamientos autorizados por VIVARES CLINIC y delimitan de manera precisa el uso que dicho terceros le pueden dar a los datos.

VIGENCIA Y MODIFICACIONES A LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN